mite als Zeiterfassungstool – die Rechnung, bitte!
Wer auf Rechnung arbeitet, braucht natürlich spätestens am Monatsende einen zuverlässigen Überblick, wie viel Zeit für welche Kund:innen pro Projekt und Tätigkeit investiert wurde.
Uns bei ontron verschafft seit rund 15 Jahren mite diesen Überblick – es ist unser Tool der Wahl zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeit und deshalb stellen wir es heute in unserer Serie „Aus dem Toolkästchen geplaudert“ vor.
mite ist webbasiert und kann mit allen Devices über den Browser genutzt und/oder als App heruntergeladen werden.
Für die Nutzung stellen wir unseren Mitarbeitenden einen Leitfaden zur Verfügung, den wir nachfolgend gerne teilen. Selbst wenn innerhalb jedes Unternehmens spezifische Anforderung bzgl. der Zeiterfassung zu formulieren sind, kann es interessant und hilfreich sein zu erfahren, wie andere dieses Thema lösen.
Korrekt erfasst: Einordnung und Beschreibung von Tätigkeiten
Die Zeiterfassung sollte tagesaktuell erfolgen. Das bedeutet, dass die Erfassung für einen Tag am Ende des Tages abgeschlossen sein und nicht nachträglich erfolgen sollte – je zeitnaher die Erfassung erfolgt, desto genauer können die Leistungen erinnert und abgebildet werden.
Spätestens bis zum Freitagabend einer Woche (00:00 Uhr) müssen alle Leistungen der gesamten Woche korrekt eingetragen sein.
Am Monatsende müssen bis zum Abend des Monatsletzten auch alle Einträge einer angefangenen Woche vollständig erfasst sein, da in der Regel am Monatsersten die Daten für die Rechnungsstellungen abgezogen werden.
Die Erfassung via Stoppuhr ermöglicht eine besonders hohe Präzision. Hierfür ist zu Beginn und zum Ende der jeweiligen Tätigkeit für ein Projekt der Stoppuhr-Button zu betätigen. Die Uhr läuft bis zum Anhalten der Stoppuhr auch weiter, wenn der Browser geschlossen oder der Rechner heruntergefahren wird.
Auch das manuelle Eintragen der für eine Tätigkeit benötigten Zeit ist möglich. Der Eintrag sollte so zeitnah wie möglich erfolgen, um bestmögliche Genauigkeit sicherzustellen. Für die manuelle Zeiteingabe sind folgende Schreibweisen möglich: 2,5 / 2.5 / 2:30 für 2 Stunden 30 Minuten.
Die inhaltliche Strukturierung erfolgt nach Kunden (Dropdown links), i.d.R. Projekten (Dropdown links unter Kunden) und Leistungen (Dropdown rechts) sowie deren Beschreibungen (Kommentarfeld).
Im rechten Dropdown „Leistungen“ wird zwischen „verrechenbar“ und „nicht verrechenbar“ unterschieden. Erfolgt die Leistung für einen konkreten Kunden, ist sie in der Regel auch verrechenbar. Die korrekte Auswahl der Leistungen ist auch deshalb so wichtig, weil die unterschiedlichen Leistungen an unterschiedliche Tagessätze bzw. Budgets gekoppelt sind. Bei Unsicherheit: nachfragen, denn leider lässt sich die Menüauswahl nicht individualisieren und an die Tätigkeitsfelder der einzelnen Mitarbeitenden anpassen.
Im Kommentarfeld sind die jeweiligen Tätigkeiten knapp, aber eindeutig zu beschreiben.
Bei Terminen bitte Termintitel analog Kalender eintragen. Bei Abstimmungen kurz das besprochene Thema benennen. Involvierte Personen bitte immer mit Nachnamen benennen (Herr/Frau X). Die Tätigkeiten müssen durch Kommata voneinander getrennt werden, bitte nicht mit anderen Satzzeichen wie Semikolon arbeiten. Bitte keine Zeilenschaltung einsetzen.
Bitte abschließend den Tageseintrag auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüfen. Pro Projekt sind ggf. mehrere Buchungen am Tag möglich, sofern unterschiedliche Leistungsarten (siehe Feld Leistung) erbracht wurden. Aber für jede Leistungsart darf es innerhalb eines Projekts nur eine Buchung am Tag geben.
An Krankheits- und Urlaubstagen wird kein Eintrag vorgenommen.
Alles unter Kontrolle zum Monatsende
Am letzten Werktag eines Monats ist selbstständig zu überprüfen, ob alle Arbeitszeiten vollständig und korrekt erfasst wurden.
Ergänzungen und Anpassungen bitte bis zum Abend dieses Tages vornehmen, nach der internen Sichtung werden die Einträge als gesperrt markiert und können nicht mehr angepasst werden (s. Schloss-Symbol).
Ein Eintrag, der versehentlich einem falschen Tag zugeordnet wurde, kann auch per Drag & Drop verschoben werden. Bei Mouseover erscheint links neben dem Eintrag ein Symbol. Mit dem Mausezeiger lässt sich der Eintrag im Kalender rechts oben auf den richtigen Tag ziehen.
Die Daten zu den Taten
Es besteht die Möglichkeit, Auswertungen zu selbst definierten Zeiträumen und Themen zusammenzustellen (je nach Rechten auch zu mehreren Nutzerprofilen). Hierzu einfach die gewünschten Filter unter dem Reiter „Reports“ anklicken und einen individuellen Report generieren lassen. Zudem können Daten exportiert werden (Excel, CSV, XML).
Nach diesen Vorgaben erfassen wir bei ontron unsere Arbeitszeiten und das funktioniert für uns sehr gut. Wir freuen uns über Austausch zu diesem Thema und weiteren interessanten Tipps & Tools!