ontron wurde von einer großen Behörde damit beauftragt, die Konsolidierung des ca. 6.000 Geräte umfassenden Drucker- und Kopiererparks mit der Fachabteilung zu planen und bei der Ausschreibung zu unterstützen.
In einem ersten Schritt wurden die Anzahl und Typen der Drucker und Kopierer ermittelt und Geräteklassen zugeordnet. Da die Systeme in der Vergangenheit dezentral beschafft und nur teilweise zentral administriert wurden, konnten keine hinreichenden Aussagen über die genauen Standorte und ein detailiertes Druck- und Kopierverhalten gemacht werden. Somit war es erforderlich, dass die konkrete Realisierung der Konsolidierung im Roll-Out erfolgen musste.
Um die Ausschreibung vorzubereiten wurden im Rahmen der Konzeption neue Geräteklassen definiert, die die Bedürfnisse der Anwender auch in der neuen Landschaft befriedigen sollten. Bezüglich der technischen Ausstattung wurde besonderes Augenmerk auf Umweltaspekte gelegt (Stromverbrauch, Tonerverbrauch, Emission von Schadstoffen und Entsorgungsaspekte). Neben den Umweltaspekten sollte die Kostensituation im Hinblick auf Gerätepreise und verbrauchsabhängige Kosten deutlich verbessert werden. Um weitere strukturelle Einsparungen zu erzielen, galt es eine Outputmanagement-Software zu beschaffen, die in der Lage ist, das Druck und Kopierverhalten zu steuern. Große Druckaufträge sind nun nur noch auf bestimmten Geräten möglich und sinnlose Farbkopien, z. B. durch blaue Links in einer E-Mail, werden automatisch in schwarz-weiß ausgegeben. Darüber hinaus kann anwenderabhängig standardmäßig eine bestimmte Druckgüte vorgegeben werden.
Die Ausschreibung erfolgte in einem EU-weiten öffentlichen Ausschreibungsverfahren. Als Verfahrensart wurde das Verhandlungsverfahren gewählt, um den Bietern die Möglichkeit zu geben, die jeweiligen Konzepte optimal am Auftraggeber auszurichten. Die Konzepte wurden im Rahmen mehrerer Verhandlungsschritte im Hinblick auf Inhalt und Preis optimiert.
Im Ergebnis sanken die monatlichen Fixkosten im Vergleich zur damaligen Ist-Situation um ca. 28%, die verbrauchsabhängigen Kosten um ca. 18%, die Energiekosten um ca. 30% und die Schadstoffemissionen um ca. 15%. Durch die Konsolidierung des Geräteparks werden weitere Einsparungen im Hinblick auf die monatlichen Fix-Kosten erzielt. Da diesbezüglich die genauen Einsparungen erst nach komplettem Roll-Out beziffert werden können, kann an dieser Stelle nur eine konservative Schätzung erfolgen. Diese liegt bei weiteren 25%-30% (!) der monatlichen Fixkosten.