In diesem Projekt wurde ontron damit beauftragt, ein internes Projektteam bei der Gestaltung der Prozesse, Neuausrichtung von vormals verteilten Zuständigkeiten und Reorganisation der Warengruppenstrukutur zu unterstützen.
Bei der Gestaltung der Prozesse wurde im Ergebnis auf einen schlanken Einkaufsprozess gesetzt, bei dem die meisten Teilschritte auf der Ebene des Anforderers erledigt werden können. Dies wird einerseits durch die konsequente Ausrichtung auf Rahmenverträge und definierte Warenkörbe ermöglicht und andererseits durch die Abbildung der Dienstvorschriften in Form eines neuen Genehmigungsworkflows.
Zur Steigerung der Effizienz wurde die Weiterentwicklung des Einkaufs in Richtung eines strategischen Einkaufs erarbeitet und umgesetzt. Die ehemals dezentralen Einkaufsbereiche wurden über eine Kompetenzcenter-Struktur neu geordnet und können sich nun auf ein bestimmtes Gebiet konzentrieren und damit die Arbeitseffizienz beim Lieferantenmanagement deutlich erhöhen. Die Effizienzsteigerung wird zusätzlich durch die Verlagerung von ehemals tendenziell zentralen Aufgaben hin zu den Anforderern zusätzlich gesteigert, da die Einkäufer nun mehr Zeit für die Erzielung von Wertbeiträgen des Einkaufs (=Einsparungen bei den Lieferanten und im Prozess zu erzielen) für die Organisation haben.
Ohne gutes Zahlenmaterial stoßen prozessuale und organisatorische Maßnahmen sehr schnell an Grenzen. Daher wurde unter Mithilfe von ontron die Warengruppenstruktur deutlich überarbeitet. Des weiteren wurden die Möglichkeiten von Buchungsprozessen außerhalb des Warenwirtschaftssystems bis auf ein Minimum begrenzt und unterliegen zukünftig einem strengen Controlling. Durch die Realisierung der Vorschläge der Projektgruppe und ontron an den Lenkungsausschuss konnte erreicht werden, dass nun qualifiziertes Zahlenmaterial zur Auswertung von Einkaufsvolumina nach unterschiedlichsten Ordnungskriterien zur Verfügung steht und damit ein gezieltes Lieferantenmanagement möglich wird.
Die erarbeitete prozessuale und organisatorische Lösung wurde in einem Realisierungsprojekt in SAP umgesetzt und ermöglicht damit nun z. B. über SAP SRM eine Abbildung der Prozesse in einer anwenderfreundlichen Umgebung.