News | Logistik und Auftragsmanagement im Krankenhaus

Millionengrab oder Chance zur Verbesserung?

Krankenhäuser in Deutschland müssen sich angesichts knapper finanzieller Ressourcen noch stärker auf ihre Kostentreiber konzentrieren, damit sie auch zukünftig wirtschaftlich arbeiten können.

Der erfolgreiche Weg aus der Kostenfalle führt über mehrere Ansätze. Die besten Effekte jedoch erzielen ganzheitliche Ansätze in Kombination der Bereiche Technik, Organisation und Prozesse.

Krankenhäuser in Deutschland müssen sich angesichts knapper finanzieller Ressourcen noch stärker auf ihre Kostentreiber konzentrieren, damit sie auch zukünftig wirtschaftlich arbeiten können.
Die Gründe für die Kostenprobleme sind in vielen Fällen offensichtlich. Prozesse beinhalten zu viele und ineffiziente Schritte. Dies ist einer der Gründe für den verhältnismäßig großen Personalstamm. Zum Beispiel werden einfache Arbeitsaufträge wie

  • Kommissionierung von Medikamenten

  • Pflegehilfstätigkeiten

  • Beschaffungstätigkeiten für die notwendige Hilfsmittel

  • Ersatz von defekter Haustechnik oder EDV-Komponenten

  • Disposition von Betten

dezentral organisiert und im Regelfall übernimmt hochqualifiziertes Personal Hilfstätigkeiten. Neben der ineffizienten Arbeitsverteilung ist häufig keine passende IT/TK Unterstützung der Prozesse verfügbar, so dass auch der Anteil manueller Tätigkeiten sehr hoch ist.

Handlungsfelder für Krankenhäuser

Ganzheitliche Ansätze in Kombination der Bereiche Technik, Organisation und Prozesse erzielen die besten Effekte

Der erfolgreiche Weg aus der Kostenfalle führt über Effizienzkonzepte und Maßnahmenreihen. Zunächst ist es wichtig, die bestehenden Rollen und Aufgaben zu überdenken und dabei auf das Gesundheitswesen adaptierte Reengineering-Ansätze anzuwenden (Prozesse). Es sollte auch konsequent der Frage nach Kerntätigkeiten nachgegangen werden – Auch hier helfen auf das Gesundheitswesen adaptierte Lean-Production Ansätze zur Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben (Organisation). Schließlich ist es entscheidend, Automatisierungspotentiale zu nutzen und Prozesse durch moderne IT/TK Infrastruktur sinnvoll zu unterstützen (Technik).

Maßnahmen

Die Optimierungspotentiale innerhalb bestehender Abläufe und Arbeitsorganisationen lassen sich zügig identifizieren. Zunächst einmal sollten Einzelbetrachtungen und die Optimierung von Teilbereichen vermieden werden. Die Gesamtpotentiale lassen sich nur durch einen übergreifenden und prozessorientierten Ansatz erschließen.

Bevor mit der Optimierung von Einzelteilen und Aufträgen in einem Krankenhaus begonnen wird, sollte der Frage nach der Möglichkeit der Prozessverlagerung auf Systemlieferanten nachgegangen werden. Hierbei ist vornehmlich das Augenmerk auf die Abdeckung des Gesamtprozesses zu legen, um möglichst viele Einzelprozessschritte zu bündeln und interne Prozessstufen zu minimieren. Dies ist durch einen integrierten Einkauf mit Blick auf die Beschaffungs- und Prozesskosten sicherzustellen.

In einem zweiten Schritt können die dann intern verbleibenden logistischen Prozesse mittels intelligenter Steuerung erheblich verbessert werden.

So erfolgt die Bestellung von OP-Materialien in vielen Fällen manuell und ist nicht an Planungsprozesse im OP-Bereich gekoppelt. Notwendige Materialien haben oftmals unterschiedlich lange Bestellzeiten – es werden Handlager gebildet, deren Kosten von vielen Kliniken unterschätzt werden (auch die Lagerung von Kommissionsware kostet Geld!). Ist das notwendige Material schließlich verfügbar, waren sehr viele Prozessbeteiligte in den Warenfluss integriert. Die Dokumentation und damit auch die Chargenrückverfolgungsmöglichkeit ist häufig nur schwer sicherzustellen.

Die Ausschöpfung von Optimierungspotentialen wird durch die Verzahnung der Patientenplanungsprozesse mit Logistik- und Auftragssteuerungsketten zur termingerechten Bereitstellung von Ressourcen (z. B. Bett) und Materialien (z. B. Op-Material oder Medikament) oder der automatisierten Erfassung von Materialien über komplette Prozessketten (z.B. mittels RFID Technik) hinweg möglich. Hierbei spielen die IT- und TK-Technologien eine zentrale Rolle. Nach Reorganisation der Prozesse und Zuständigkeiten unterstützen diese Technologien die neuen Gesamtprozesse auf effiziente Weise, da durch diese klare Anweisungen und Aufträge automatisch oder manuell eingestellt werden können. Durch eine einfache Gestaltung von Arbeitsoberflächen können dann auch Hilfskräfte strukturiert eingebunden und Fertigmeldungen automatisch in weitere Systeme weitergeleitet werden. (z. B. zur Kostenverrechnung, Einkauf, Management-Informations-System etc.). Der gezielte Einsatz von IT-Technologie kann aber auch die Qualität der Leistung steigern. So gehört bedauerlicherweise die Verabreichung falscher Medikamente zum Klinkalltag vieler deutscher Krankenhäuser, da die Zuordnung zwischen Patient und ausgeteilten Medikamenten mangelhaft ist. Probleme und Folgen die zu vermeiden sind wenn, z.B. eine Kontrolle der Verabreichung durch Zuordnung von Patient und Medikament (z.B. mittels RFID) erfolgt. Auch hierbei könnte ein Dienstleister die Medikamente bereits auf Basis der Daten in der Patientenakte vorkommissionieren und somit auch zu Prozesskosteneinsparungen beitragen.

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